Переезд выходного дня (офисный переезд)

Любая современная компания ищет собственное «место под солнцем». Такое, где и сотрудникам удобнее, и к клиентам ближе, и издержки ниже. Но порой совместить все факторы очень сложно. Когда же «новая прописка» найдена, возникает еще одна проблема – переместить компанию с минимальными затратами времени и сил. Переезд за выходные, чтобы ни на работниках, ни на партнерах не отразились хлопоты – это идеальный вариант, который вполне может быть реализован на практике.

В офисе и стены переезжают

Спутником практически любого переезда становится чувство сожаления о средствах и усилиях, вложенных в ремонт помещения. А также необходимость начинать работу по созданию образа компании на новом месте с самого начала. К тому же очередные затраты на отделку офиса могут значительно повысить «цену переезда». В этот момент компании, рабочее пространство которых организованно с помощью офисных перегородок, получают значительное преимущество. Они, в отличие от тех, кто жалеет о невозможности забрать с собой стены, могут без труда не только сэкономить на возведении новых перегородок, но и сохранить неизменный облик офиса.

Решений масса, и самое простое - это мобильные перегородки, позволяющие выделить рабочие места сотрудников. Главное - еще при выборе этих конструкций обратить внимание на необходимые качества: прочность, простота демонтажа и адаптации к новому помещению, которые очень важны при переезде. Отечественные производители при создании систем перегородок обычно стараются учесть и специфику российских зданий, связанную с неточностью геометрии помещений. Решить, к примеру, проблему неровных полов помогает регулировка высоты опоры конструкции.

Другим популярным решения организации офисного пространства являются стационарные перегородки, разграничивающие помещение на кабинеты. Данный вариант тоже не может послужить препятствием при переезде. «Забрать с собой можно не только мобильные, но и стационарные перегородки, - поясняет Андрей Павлов, директор технического департамента компании «Астарта престиж», производителя современных систем перегородок. - И у нас есть заказчики, которые не один раз перевозили одну и ту же конструкцию на новое место». Как правило, система выдерживает не менее 3 циклов сборки-разборки.

Если же компания переезжает очень часто, и ей даже этого недостаточно, то можно заменить вышедшие из строя элементы. Это, конечно, обойдется значительно дешевле возведения новой конструкции. В том случае, если новое помещение окажется, например, больше, специалисты просто «нарастят» существующую систему перегородок, приспособив ее к другим условиям.

Эксперты компании «Астарта престиж» акцентируют внимание на выборе материала исполнения системы. «Необходимо учитывать, что перевезти можно практически все типы перегородок, за исключением тех, где использовано закаленное стекло или триплекс, - говорит Андрей Павлов. - Оно вырезается под конкретный проект, и его трудно «адаптировать» на новом месте. Всё же остальное – вполне возможно».

Безусловно, собственные стены, которые можно установить в новом офисе, значительно ускоряют процесс подготовки помещения. При этом, учитывая необходимость быстрого переезда, многие компании осуществляют дополнительные услуги по монтажу и демонтажу перегородок в выходные дни, а также в ночное время.

Снимаем груз ответственности

Занимаясь обстановкой своего офиса, владелец может заранее подумать о возможном переезде, подобрав не только «стены», но и более приспособленную мебель. Она, конечно, тоже должна быть прочной и удобной в разборке. Однако даже для самой крепкой мебели, как и любого иного имущества, последствия переезда могут иметь самый плачевный характер, если он осуществляется небрежно. Разломанные столы, оборванные провода, потерянные деловые бумаги иллюстрируют сходство переезда с пожаром. При этом плохая организация самого процесса может намного сдвинуть сроки выполнения задач.

Чтобы уложиться в выходные и сберечь имущество, стоит воспользоваться услугами профессиональных организаций, занимающихся перевозками, так называемых «мувинговых» компаний (от англ. to move – «передвигать»). Именно эти фирмы активно внедряют в России формулу «переезд за выходные». «Стандартный срок офисного переезда – 50 рабочих мест в день, – рассказывает руководитель отдела переездов компании Logistics Service Екатерина Веденеева. – При этом переезд можно начать в любое время, даже ночью». Таким образом, и достаточно крупный офис можно перевезти за несколько дней.

При этом только у профессионалов для каждой вещи существует своя тара, а, например, для перемещения сейфа и других тяжелых предметов «муверы» используют тележки на резиновых колёсах, что позволяет при осуществлении перевозки не повреждать покрытие пола. Также во время перевозки мебели покрытие пола и дверных косяков закрывается специальным материалом для исключения нанесения вреда поверхностям перевозимого имущества.

Аналогичные меры принимаются и при транспортировке груза. Так, фирма «Деликатный переезд» использует автомобили, в фургонах которых постоянно поддерживается заданная температура, позволяя перевозить ценные вещи и растения в любое время года.

Не забрасывайте Сеть

Наряду с перевозкой имущества актуальным вопросом переезда именно офиса становится налаживание в новом помещении системы коммуникаций. Всякая поспешность теряет смысл, если сотрудники оказываются в новом месте с уже доставленной мебелью и техникой, но без всякой связи с внешним миром.

С учетом этого обстоятельства отдельные российские ИТ-компании предоставляют специальную услугу - «переезд в режиме непрерывности бизнеса». В этом случае специалисты берутся наладить все сети за выходные, чтобы сотрудники в понедельник утром уже могли бы приступить к работе.

По словам директора отделения управления сервисом ИТ-компании IBS DataFort Александра Щипкова, если перерыв в бизнесе невозможен, необходим индивидуальный проект переезда. «Сотрудников начинают перевозить группами (отделами), - поясняет он. - Подобные переезды растягиваются обычно на несколько дней. В проекте предусматривается такое решение, чтобы резервируемая ИТ-инфраструктура давала возможность сохранить все бизнес-связи и процессы без их прерывания. При этом очень важно иметь планы размещения сотрудников в старом и новом офисах». Также он советует в течение первых дней «усилить» службу поддержки пользователей несколькими специалистами, которые будут решать все проблемы, возникающие на новой территории».

Как и в случае с мебелью или перегородками, владелец офиса также может заранее подобрать коммуникации с учетом возможности переезда. Наиболее мобильными, безусловно, являются беспроводные решения. При проводном соединении с провайдером переезд в новый офис может затянуться: новая протяжка кабелей до здания и внутри него, настройка техники – все это требует немалых ресурсов. Если компания пользовалась дополнительными сервисами провайдера – скажем, телефонной связью, то ситуация только усугубляется.

В случае беспроводного соединения все становится намного проще: вместе со всем офисом переезжает не только оборудование, но и его настройки и даже телефонные номера.

Если же в офисе всё же используются проводные коммуникации, то облегчить их наладку можно с помощью всё тех же перегородок. Некоторые из них предполагают наличие специальных скрытых каналов, благодаря чему провода прокладываются внутри конструкции.

Становимся ближе к людям

Безусловно, чем меньше времени отводится на переезд, тем тщательнее он должен быть спланирован. Весьма часто бывает так, что, рассчитав схему перевозки мебели, упаковки компьютеров и прочей техники, забывают о самом главном «ресурсе» предприятия - людях. Между тем, упустив этот момент из виду, владелец компании может столкнуться с тем, что на новом месте сотрудников станет значительно меньше.

По данным рекрутингового агентства Kelly Services, одним из решающих аргументов при выборе работы каждый 10-й москвич считает именно расположение офиса. В связи с растущим значением этого фактора некоторые риелторские компании стали предоставлять новую услугу. На карту Москвы наносятся места проживания всех сотрудников любого уровня, выявляются кластеры - наиболее густонаселенные районы. Исходя из этого, выводится коэффициент географической доступности офиса. Таким образом, можно быть заранее уверенным, что для большинства сотрудников переезд не станет причиной задуматься о смене работы.

Одним из способов удержания работников на новом, иногда отдаленном месте, является использование различных бонусов. Так поступила косметическая компания «Единая Европа Холдинг», переехавшая с Чистых Прудов в новый офис, расположенный в 6 км от МКАД по Киевскому шоссе. Идя навстречу персоналу, руководство фирмы предложило бесплатные микроавтобусы от метро, бесплатные обеды, а некоторым руководителям среднего звена еще и служебные автомобили.

В любом случае необходимо помнить, что переезд – это своеобразное испытание на прочность для человека, оказывающегося в новых условиях. Поэтому сразу после его окончания имеет смысл поддержать людей. Например, в группе ИТ-компаний «Армада» для снижения стресса среди сотрудников был проведен конкурс на лучшее стихотворение на тему переезда. «Это помогло людям «выпустить пар» и отнестись с юмором к сложившейся ситуации», - рассказывает директор по связям с общественностью компании Константин Кочерешкин.

Любой переезд – хорош тем, что приносит в организацию дух перемен, без которого бизнес рискует «застояться» на одном месте. Главное, чтобы все эти перемены были к лучшему, не занимая слишком много времени и сил. И тогда, очень может быть, новость о переезде станет радостной для всех сотрудников вашей компании.

Александр Майоров, по материалам пресс-службы компании "Астарта Престиж"